Planificar congruentemente

Primera “entrada” de la primavera 2017, una estación fantástica, donde todo florece y el tiempo invita a salir de casa y disfrutar del aire libre.

Primavera
Imagen tomada de Flickr. Autor Jordi Roy Gabarra

Continúo hoy con la serie de entradas relacionadas con la gestión del tiempo (aquí tienes el acceso a las entradas anteriores: (1) ¡tu tiempo necesita de tu gestión!, (2) misión personal y gestión del tiempo, (3) priorizar y simplificar). Hoy toca reflexionar respecto del tercer consejo básico:

Planifica congruentemente teniendo en cuenta que gestionar tu tiempo no significa ser un autómata insensible al entorno.

Trans haber: (1) identificado tu misión personal y (2) priorizado y simplificado, es momento de (3) planificar las acciones para conseguir aquello que para ti es lo más importante, lo que has puesto en primer lugar. Para ello será necesario que:

  1. Identifiques las tareas a desarrollar para conseguir tu objetivo.
  2. Determines el tiempo y los recursos necesarios para cada una de las tareas.
  3. Relaciones las tareas entre sí y determines su secuencia de desarrollo.

En fin, se trata de definir el plan de acción del objetivo o de los objetivos que permitirán desarrollar tu misión personal. Para que esto te resulte más fácil, es necesario que previamente priorices y simplifiques.

Para conseguir la eficiencia en la consecución de tus objetivos en necesario organizar y tener un método de trabajo efectivo. En esta entrada me centraré únicamente en la planificación, pues al fin y al cabo, es lo primero que debes hacer tras haber identificado las tareas o actividades de tu plan de acción. En el libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva“, Stephen R. Covey nos propone como tercer hábito: “Poner primero lo primero”. En este capítulo nos explica un sistema de planificación semanal basado en prioridades. El autor nos sugiere diferenciar entre el largo plazo (vista de pájaro) y el corto plazo (semanal), además recomienda atender a las acciones en función de los roles que desarrollamos, proponiendo un método que atiende a todo aquello que debemos hacer en nuestro día a día (tareas laborales, personales, familiares,…). En esta línea va mi propuesta de organización:

  1. Planifica a largo plazo atendiendo a tu objetivo u objetivos principales. Pues si estos objetivos son ambiciosos (aprobar una oposición, terminar unos estudios universitarios, aprender a meditar, correr una maratón, incrementar el número de alumnos que se matriculan en tu escuela, temporalizar la programación didáctica de todo un curso, cambiar la metodología y la cultura de tu claustro,…) no podrán lograrse en una única semana (menos aún en un solo día). Se trata de objetivos con tareas relacionadas entre sí y con un plan de acción que se dilatará en el tiempo (meses e incluso años).
  2. Planifica a corto plazo, de forma que atiendas a las obligaciones y quehaceres del día a día (llevar a Roger a la guardería, realizar la compra semanal, impartir clases,…) e incluye las acciones relacionadas con tus objetivos a largo plazo.

La planificación a largo plazo requiere de una herramienta que te permita tener una visión global del tiempo, de las tareas, de los recursos y de la relación existente entre todos estos ítems. Personalmente te recomiendo una herramienta de planificación de proyectos singulares a partir de la cual puedas obtener un diagrama Gantt. En cambio, para la planificación a corto plazo (quincena o semana) te recomiendo una herramienta ágil que te permita organizar por prioridades, y que a partir de estas prioridades puedas organizar tu horario. En ningún caso te recomiendo emplear el calendario para planificarte ni el corto ni el largo plazo, pues desde mi punto de vista el calendario debe emplearse únicamente para anotar hechos puntuales como por ejemplo: reuniones, citas con el médico,…

Existen herramientas informáticas con las que puedes combinar perfectamente la planificación a largo y a corto plazo. Ahora bien, en mi caso empleo el Gantter para el largo plazo y el Trello para el corto plazo.

GantterTrello

Ten en cuenta (y esto es muy importante), que gestionar tu tiempo no significa ser un autómata insensible al entorno, es decir, si no cumples con lo planificado (porque has tenido un imprevisto, porque no has diseñado bien tu planificación,…) no debes preocuparte en exceso, tan solo debes ser consciente que la implantación real de tu planificación no va como habías previsto y por tanto, debes tomar alguna medida: rediseñar la planificación, hacer horas extras, simplificar más,…

Bueno, pues aquí te dejo con la entrada de hoy. Prometo escribir sobre Gantter y Trello en las próximas semanas. Pasa un miércoles fantástico,

Raül

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5 comentarios sobre “Planificar congruentemente

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