Llevaba dos años fijando como objetivo anual «Implantar un sistema ágil de archivo documental». Se trata de un aspecto que suponía un gran punto de mejora en mi efectividad personal, pues dedicaba mucho tiempo a organizar los documentos, más aún a buscarlos y localizarlos cuando necesitaba utilizarlos. Pues bien, parece que el 2023 ha sido el año en el que lo he conseguido.

Le había echado el ojo al sistema P.A.R.A. de Tiago Forte y por fin, en octubre de este año, decidí profundizar en él y organizar toda mi estructura documental de acuerdo a su propuesta. Leí con detalle y con plena consciencia el libro «Crea tu segundo cerebro». A continuación, apliqué las técnicas que propone Tiago Forte y estructuré toda mi archivo documental de acuerdo con el sistema P.A.R.A. Después de casi 3 meses empleando este sistema, mi sensación es buenísima. Creo haber fusionado perfectamente mi propio sistema de organización de tareas con el sistema P.A.R.A.

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Mi sistema de organización de tareas.

El objeto del post de hoy no es explicar mi sistema de organización de tareas. De cualquier modo, aunque sea sin desarrollo, comparto contigo el diagrama de flujo y las instrucciones básicas del sistema que utilizo. Mi sistema de organización personal combina el sistema GTD, con el TimeBlocking y el TimeBoxing. De momento, después de probar muchos ajustes, me siento cómodo con él y voy «tirando».

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Crea tu segundo cerebro.

Antes de describir el sistema P.A.R.A. te resumo, de manera muy breve, la propuesta de organización personal de Tiago Forte.

Tiago resalta la importancia de gestionar eficazmente la información para poder tener éxito profesional y mejorar nuestra calidad de vida. Para ello propone utilizar un «segundo cerebro» (un cerebro digital), de forma que nuestro propio cerebro lo dejamos para tareas creativas.

El autor propone emplear el sistema C.O.D.E.:

1. Capturar aquello con lo que conectas en un lugar seguro que controles y apartar el resto. Debemos consumir solo la información que aporte valor y desechar de forma consciente todo lo demás.
2. Organizar una estructura para cuando lo necesites. Precisamos pasar de las estructuras organizativas rígidas y prescriptivas (como las de una biblioteca), a una organización para ejecutar. Se trata de pensar en términos de utilidad, tanto para los proyectos que tenemos entre manos como para los que podríamos tener en un futuro. De este modo, todo lo que se guarda tendrá un propósito.
3. Destilar para encontrar la esencia, es decir, resumir al máximo y quedarse únicamente con lo esencial.
4. Expresar para mostrar el resultado. ¿De qué sirve el conocimiento si no ayuda a nadie ni produce nada? La información se convierte en conocimiento solo cuando se usa.

En el libro «Crea tu segundo cerebro», el autor explica con detalle cada uno de los pasos C.O.D.E. En el post de hoy me centro en el segundo paso: ORGANIZAR.

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El sistema P.A.R.A. para «organizar».

Tiago Forte resalta la importancia de tener la información adecuadamente estructurada para cuando realmente la necesitamos. Inicialmente el sistema que propone el autor me creó una gran disonancia cognitiva, pues no se trata de un sistema usual, como el que utiliza, por ejemplo, una biblioteca. Forte nos propone un sistema de organización enfocado en la ejecución.

Las siglas P.A.R.A. hacen referencia a:

• Proyectos.
• Áreas.
• Recursos.
• Archivos.

Este sistema organiza la información basándose en cómo de utilizable es y no en qué tipo de información es. Es decir, el Proyecto se vuelve la principal unidad de medida para organizar los archivos digitales.

No se trata de utilizar un único programa o APP, sino de utilizar un único sistema de organización, uno que aporte consistencia independientemente de la APP que se utilice en cada momento. Yo, por ejemplo, empleo OneDrive para los archivos profesionales relacionados con la inspección educativa, Google Drive para el resto de archivos (los personales, familiares y los de re-Programa) y OneNote para las capturas y las notas que no suponen archivos.

Es muy importante separar la «captura» de la «organización». Es decir, primero capturamos y más adelante, cuando revisemos nuestras capturas, organizamos. ¡Son dos pasos distintos!

Para organizar, debemos partir del grado de aplicabilidad y ejecutabilidad de la información capturada. Podemos seguir la siguiente guía:

1. ¿En cuál de mis proyectos va a resultar más útil?
2. Si la respuesta es «en ninguno», entonces ¿en qué área será más útil?
3. Si la respuesta es «en ninguna», entonces ¿a qué recurso pertenece?
4. Si la respuesta es «en ninguno», entonces ponla en tus archivos.

Por tanto, hay que ubicar una nota o documento/archivo, no solo donde más útil sea, sino donde pueda resultar útil más pronto. Es decir, P.A.R.A. más que un sistema de organización de información, puede interpretarse como un sistema de producción.

La información que deberíamos ubicar en cada uno de estos «cajones» es:

En Proyectos:

• Asuntos a corto plazo, en el ámbito laboral o personal, en los que estás trabajando ahora.
• Tienen un principio y un final (ocurren durante un período determinado), y un resultado específico y claro. Son unidades de trabajo en sí mismas.

En Áreas:

• Responsabilidades a largo plazo que quieres gestionar con el tiempo a lo largo de la vida.
• A pesar de no existir un objetivo a alcanzar, sí hay unos estándares que mantener en cada área.
• Ejemplos: casa/piso; coche; viajes; amigos/amistades; familia; salud; crecimiento personal; finanzas; RRHH; marketing…

En Recursos:

• Temas o intereses que te pueden resultar de utilidad en el futuro.
• Cualquier cosa que no pertenezca a «Proyectos» ni a «Áreas» y pertenezca a cualquier tema que te interese o sobre lo que estés recabando información.
• Son tendencias de las que estás pendiente, ideas relacionadas con tu trabajo o sector, hobbies e intereses y cosas que te llaman la atención. Cualquier nota o archivo que no sea relevante o aplicable a un proyecto o área actual que puede guardarse como recursos para el futuro.

En Archivo:

• Aquí debes colocar los elementos inactivos de las 3 categorías anteriores, es decir:
• • Proyectos completados o cancelados.
  • Áreas de responsabilidad con las que ya no vas a continuar.
  • Recursos que ya no son relevantes.

Un consejo importante que tenemos que tener en cuenta es que «no existe el lugar ideal». En cambio, sí existe el lugar más adecuado en cada momento, todo en función de su aplicabilidad. Por tanto, cualquier unidad de información puede (y debería) fluir entre categorías. Por ejemplo, la carpeta «Proyectos» incluye tantas subcarpetas como proyectos estemos ejecutando en este momento. Una vez terminado el proyecto, la carpeta debe fluir a una de las siguientes grandes carpetas: «Áreas», «Recursos» o «Archivo».

Como he comentado, llevo desde octubre con el sistema P.A.R.A. y he organizado todos mis archivos de acuerdo con estas 4 categorías. Además, y para poder separar de manera más clara los pasos «capturar» y «organizar» he incluido una carpeta adicional previa, a la que he llamado «Capturas». Esta quinta categoría es totalmente temporal y cuando reviso, diaria o semanalmente,  lo capturado y colocado en esta carpeta, pasa a una 4 de las categorías principales

Cada persona tiene que estructurar y crear las carpetas de la forma que considere más útil y práctica para ella. De cualquier modo, y solo a título de ejemplo, comparto contigo unas imágenes para que puedas comprobar cómo lo tengo organizado:

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Feliz miércoles.

Raül

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Imagen destacada de Gerd Altmann en Pixabay